КОРПОРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ: ОРГАНИЗАЦИЯ СВОИМИ СИЛАМИ И ЧЕРЕЗ АГЕНТСТВО

Специалисты в сфере эффективного менеджмента уверены, что для формирования эффективной команды и дружелюбной атмосферы в коллективе люди должны вместе не только работать, но и отдыхать. Организация корпоративных мероприятий – один из лучших способов добиться в рабочей группе сплоченности, и мотивировать сотрудников на успешный труд.

Чтобы учесть все мелочи в подготовке корпоратива, руководствуйтесь несложными правилами.

Во-первых, никогда не опирайтесь на «идеальную» смету. Вариантов бюджета на корпоративное мероприятие должно быть у вас три:

• минимальный —с наиболее низкими ценами и урезанным форматом развлечений;
• оптимальный — расходы, которые позволят организовать мероприятие достойного качества;
• максимальный — который позволит сделать праздник зрелищным и запоминающимся.

Во-вторых, определите круг людей, которые будут присутствовать на корпоративе.

• закрытые мероприятия проводятся только для сотрудников, и программа развлечений должна здесь соответствовать вкусам и привычкам коллектива;
• специальные корпоративы предполагают присутствие ключевых партнеров или клиентов компании, а, значит, поражать угощениями и зрелищностью программы вы будете именно их;
• открытые мероприятия отличаются особым размахом, ведь на них присутствуют и специальные гости, и пресса. Здесь важно не экономить на мелочах.

Организация корпоративных мероприятий может быть поручена сотрудникам компании. Второй вариант – заказать корпоратив в специальном агентстве.

В первом случае сразу определите ответственного за мероприятие сотрудника – и разгрузите его рабочий график.  Организовать масштабное мероприятие в крупных городах, таких как Санкт-Петербург и Москва, сложно — ему придется контролировать работу нескольких подрядчиков, и, если хоть кто-то из них не выполнит обязательства, праздник окажется под угрозой.

Вот что потребует предусмотреть организация корпоративных мероприятий своими руками:

1. Сколько сотрудников будет участвовать в празднике, и какую примерно сумму может выделить компания на каждого из них.
2. Во сколько обойдутся компании основные услуги подрядчиков: площадок, которые вы предполагаете арендовать; организаторов шоу-программ и прочего.
3. Какой формат закусок будет предпочтительней. Фуршет всегда дешевле, чем банкет. А в ресторанах обычно дешевле заплатить пробковый сбор и принести алкоголь с собой, чем заказывать его в заведении.
4. Какие развлечения вы планируете устроить для сотрудников и гостей на корпоративе. Квесты, спортивные мероприятия или интеллектуальная игра могут обойтись на порядок дешевле приглашенных артистов, при этом оставив участникам куда больше ярких впечатлений.
5. Убедиться, что вы учли все статьи расходов, в том числе услуги фотографов, обслуживающего персонала и прочего, сэкономили везде, где это возможно, не допустили ошибок в расчетах.

Порой, при отсутствии «свободных рук» проще нанять агентство корпоративных мероприятий. Что нужно сделать, чтобы грамотно спланировать и заказать корпоратив под ключ?

1. Запросить прайс-листы у агентства с указанием примерного бюджета компании. Возможно, организация корпоративных мероприятий через посредника обойдется вам в ту же цену, что и праздник своими силами.
2. Пообщаться с представителем агентства, составив подробный бриф. По итогам совещания вам предложат несколько вариантов программы с учетом вариантов бюджета.
3. Указать моменты, в которых вы хотели бы сэкономить. Представители агентства позаботятся о дальнейших действиях сами, ведь они в курсе «подводных камней», скрытых наценок или ненужных услуг, порой навязываемых подрядчиками.

Пользуясь этими простыми советами, вы легко организуете корпоратив любого формата. И все его участники останутся довольны итогами мероприятия. Или просто обратитесь в компанию Эмпрана для организации мероприятия под ключ.