КАК СПЛАНИРОВАТЬ КОРПОРАТИВ: СЕКРЕТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ БЮДЖЕТА

Начнем с главного вопроса – стоит ли экономить на корпоративных мероприятиях в Москве и Санкт-Петербурге и сводить праздники к посиделкам в офисе?

У специалистов HR есть своя статистика, которая однозначно отвечает на этот вопрос: «Нет, не стоит». Американская компания Cognex на собственном опыте доказала, что после успешно проведенный корпоратив вдвое повышает производительность труда и мотивацию сотрудников.

Проблема заключается в том, что корпоратив – значительная по расходу статья в бюджете компании. Но если правильно все спланировать, составить грамотную смету и предусмотреть разного рода неожиданности, корпоратив из «масштабных посиделок» превратится в крутое мероприятие, которое установит новую планку общения и мотивации в вашем коллективе.

Алгоритм составления бюджета состоит из пяти шагов.

1. Определите цель и формат мероприятия. Для чего вы проводите корпоратив? Будет ли это только внутренний праздник, или вы планируете присутствие ключевых клиентов и партнеров? Как вы видите этот корпоратив? Будет ли это банкет с полноценным столом или тематическая вечеринка с фуршетом?

2. Определите число приглашенных. Вы пригласите всю компанию или только некоторые ее отделы? Разрешите ли вы сотрудников брать с собой супругов и компаньонов? Будут ли присутствовать на корпоративе СМИ? От числа присутствующих зависит итоговый бюджет, поэтому постарайтесь предусмотреть всех участников.

3. Установите границы бюджета. Обсудите этот вопрос в руководстве компании. Точного бюджета у вас может не быть, но два предела должны быть определены очень точно: сколько вы можете потратить на корпоратив, и на сколько вы можете превысить бюджет в случае форс-мажорных обстоятельств.

4. Составляйте смету на корпоратив. Сначала подберите несколько площадок, подходящих для проведения праздника, выясните стоимость аренды, меню, обслуживания. После этого найдите ведущего и артистов, выберите, что конкретно будет входить в вашу праздничную программу и узнайте, сколько это стоит. В конце посчитайте транспортные расходы, оплату услуг персонала, оформление и другие мелкие, но важные детали будущего праздника.

5. Согласуйте бюджет. Обязательно ознакомьте руководство со всеми возможными тратами, и только после этого отправляйтесь в бухгалтерию за нужной суммой.

Из чего состоят расходы на корпоратив?

Аренда площадки и ее оформление. Если у вас тематическая вечеринка и нужны декорации, не торопитесь заказывать их изготовление. Поищите – возможно то, что вам нужно, сдается в аренду.

Оборудование. Узнайте точно, что из необходимой техники есть на арендованной площадке, чтобы не планировать лишний расход. Проверьте оборудование на площадке, прежде чем делать выводы.

Позаботьтесь о фото- и видеосъемке мероприятия.

Продумайте вопросы, связанные с транспортом. Вам нужно будет доставить на корпоратив и обратно собственных сотрудников, а также оплатить доставку оборудования, выезд артистов и обслуживающего персонала.

Не выбирайте конкретные блюда из меню кейтеринговой компании. Просто сообщите представителям заведения число человек и стоимость за одного приглашенного. Вам озвучат несколько вариантов меню.

Запланируйте такие незначительные на первый взгляд расходы, как рекламную продукцию (если это открытый корпоратив, вам понадобится продукция с логотипом) и подарки (если корпоратив собирает с по такому торжественному поводу как Новый Год или юбилей компании).

Из практического опыта можно добавить, что корпоратив строится на мелочах. Позаботьтесь, чтобы развлечения на корпоративе были необычными и запоминающимися. Корпоративный квест может стать основой хорошо организованного и целенаправленного праздника. Лучше вложитесь в детали, а сохранить деньги компании попробуйте, оптимизировав значительные расходы.

Так вы организуете отличный корпоратив, и добьетесь любых поставленных целей.